Membaca Folder Google Drive Otomatis

2022-10-02 480 words 3 minutes

Contents

Catatan kali ini diinspirasi dari “kemalasan” untuk tiap folder di google drive. Ceritanya sedang membuat folder yang diisi bersama, namun perlu dikonfirmasi siapa saja yang sudah dan siapa saja yang belum. Jika hanya kurang dari 10 tentu tidak masalah, lain halnya jika banyak folder yang harus dicek.

Membuat Folder Gdrive

Langkah pertama tentu saja membuat folder utama gdrive dan catat ID folder. Misal kita buat folder dengan nama MainFolder dan berisi subfolder seperti berikut

/script_gdrive/gdrive1.png — Daftar Folder yang akan dibaca

Dimana nanti akhirnya kita ingin setiap subfolder diisi/diupload penanggungjawabnya seperti subfolder3 dan subfolder4

1
2
3
4
5
6
7
8


├── MainFolder
│   ├── subfolder1
│   ├── subfolder2
│   ├── subfolder3
│   │   ├──file.pdf
│   ├── subfolder4
│   │   ├──file.pdf
│   ├── dst . . .

File tidak harus .pdf bisa berupa file apa saja.

Pada alamat google drive, ada bagian yang menunjukkan Folder Id

1

https://drive.google.com/drive/folders/1NLGj1fbN7Gl2Fp1qVqxoC8OnURxlFl1l

Perhatikan 1NLGj1fbN7Gl2Fp1qVqxoC8OnURxlFl1l adalah folder Id.

Membuat Spreadsheet dan Macro

Langkah selanjutnya adalah membuat file spreadsheet dengan perintah sheet.new di address bar browser kesayangan.

/script_gdrive/sheet1.png — Membuat Apps Script

Buat script dengan klik menu extensions-> AppScript Lalu Paste code berikut.

 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50


function onOpen() {
  var SS = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu("List Files/Folders")
    .addItem("List All Files and Folders", "listFilesAndFolders")
    .addToUi();
};

function listFilesAndFolders(){
//masukkan Folder Id si ini
  var folderId="1NLGj1fbN7Gl2Fp1qVqxoC8OnURxlFl1l";
  getFolderTree(folderId, true); 
};


function getFolderTree(folderId, listAll) {
  try {
   var parentFolder = DriveApp.getFolderById(folderId);
   var file, data, sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().  getSheetByName("listing");
// "listing" adalah nama sheet yang akan menyimpan
    sheet.clear();
    sheet.appendRow(["Full Path", "Name","Type" ,"Size"]);
   getChildFolders(parentFolder.getName(), parentFolder, data, sheet, listAll);
  } catch (e) {
    Logger.log(e.toString());
  }
};

function getChildFolders(parentName, parent, data, sheet, listAll) {
  var childFolders = parent.getFolders();
 
  while (childFolders.hasNext()) {
    var childFolder = childFolders.next();
    
    // List files inside the folder
    var files = childFolder.getFiles();
   while (listAll & files.hasNext()) {
      var childFile = files.next();
      data = [ 
        parentName + "/" + childFolder.getName() ,
        childFile.getName(),
        "Files",
        childFile.getSize()/1024,
       ];
     
      sheet.appendRow(data);
    } 
        getChildFolders(parentName + "/" + childFolder.getName(), childFolder, data, sheet, listAll);  
  }
};

Simpan dan klik run , kemudian jika ada pop up pilih review dan allow

/script_gdrive/script1.png — Running Script

Kembali ke google spreadsheet, dengan sheet yang diberi nama listing dan run menu baru di atas

/script_gdrive/sheet2.png — Menjalankan menu custom

Maka akan muncul nama file yang sudah dimasukkan ke subfolder 1,2,3 (sebagai contoh), sedangkan subfolder4 dan subfolder5 belum diisi.

Gunakan Vlookup

Bagian selanjutnya adalah memanfaatkan vlookup, concatenate dengan variabel size. Jika size lebih dari 0 maka dianggap sudah terupload filenya.

1

=if(value(iferror(vlookup("MainFolder/"&B2,listing!$A$2:$D,4,false),""))>=1,"☑","☐")

/script_gdrive/sheet3.png — contoh penerapan rekapitulasi

Tips! Jika ingin membuat folder untuk satu kantor, sekolah, gunakan nama yang bagus seperti NIS, Nomor Karyawan, dsb.

Jika berminat untuk copy file spreadsheet bisa buka link berikut